Södertälje Släktforskarförening
bildades år 1978 och är en levande och växande förening. Föreningen har cirka 300 medlemmar.

Föreningens målsättning
är att informera om och sprida intresse för släktforskning och dess stora kulturvärde, som dokument av folkets egen historia samt att ge stöd, råd och hjälp till släktforskare. Dessutom ska föreningen följa medlemmarnas önskemål och arrangera intressanta, aktuella och givande aktiviteter.

SSffs forskarlokal
Folkuniversitetets lokaler, Storgatan 3, vån 6, endast hiss
151 72 Södertälje.

Medlemsavgiften
Från och med år 2019 är medlemsavgiften 215 kronor, för familjemedlem som är folkbokförd på samma adress, 90 kronor.
I medlemsavgiften ingår förbundsförsäkringen samt medlemstidningen Södertälje-Probanden.
SSffs PlusGironr 437 25 88-6

Öppet hus
helgfria tisdagar och torsdagar, se kalendariet, kl. 13.00-16.00. Torsdagar endast medlemmar.
Tisdagar för alla, även icke medlemmar som önskar rådgivning och information om föreningen. Icke medlemmar gratis första gången. Från och med andra gången 40 kr/gång.
Erfarna ledare finns alltid på plats.

Nätanslutna datorer
med ett antal databaser och abonnemang för forskning.

Bibliotek
Tidningar från andra släktforskarföreningar sparas i 2 år.

Studiecirklar
för både nybörjare och mer erfarna forskare i samarbete med Folkuniversitetet.

Kamratcirklar
där deltagarna byter erfarenheter och själva bestämmer inriktning och teman.

Föreläsningar 
studiebesök och resor med folkhistorisk anknytning.

Södertälje-Probanden
medlemstidningen, utkommer fyra gånger per år. Tidningen innehåller intressanta artiklar, nya rön, råd, tips samt information om olika aktiviteter.

Sist, men inte minst
kommer Du hos oss i kontakt med likasinnade som villigt hjälper Dig om Du vill och gärna diskuterar släktforskarfrågor.

Välkommen till en aktiv förening!

 

GDPR – nya regler för dataskydd

Från och med den 25 maj 2018 gäller EUs dataskyddsförordning, General Data Protection Regulation (GDPR), som lag i samtliga medlemsländer. Förordningen ersätter för svensk del Personuppgiftslagen (PUL). Samtidigt träder en ny dataskyddslag (prop. 2017/18:105), med bestämmelser som kompletterar EU-förordningen, i kraft.
De nya lagarna ställer nya krav på alla juridiska personer som hanterar personuppgifter. Med förordningens terminologi är en sådan juridisk person, t ex en släktforskarförening, personuppgiftsansvarig.
Liksom PUL gäller de nya lagarna bara uppgifter om levande personer. Den största förändringen i förhållande till PUL är att individernas rättigheter stärks. Den enskilda har således rätt att:

• få tillgång till sina personuppgifter
• få felaktiga personuppgifter rättade
• få sina personuppgifter raderade

Mera detaljerad information och vägledning kan hämtas på Datainspektionens hemsida.

Södertälje Släktforskarförening (SSff) har nedan sammanfattat hur föreningen hanterar medlemmarnas personuppgifter. SSff hanterar inte personnummer.

För administration av SSffs medlemmar har SSff behov av ett antal personuppgifter. Dessa är namn, födelsedag (ÅÅMMDD), adress, telefonnummer och e-postadress. Dessa uppgifter registreras i ett medlemsregister. Ansvarig för hantering av medlemsregistret är föreningens kassör.

Detta medlemsregister uppdateras kontinuerligt med nytillkomna medlemmar, ändrade adressuppgifter samt borttagning av medlemmar som begärt utträde, ej betalt medlemsavgift eller avlidit.

Inga medlemsuppgifter lämnas till tredje part med undantag för adressutdrag vid adressering av SSffs medlemstidning Probanden.
Molntjänster används inte.

Årligt utskick av faktura på medlemsavgift, görs direkt från medlemsregistret till medlem via adressuppgift för postbefordran.
Telefonnummer används för information och förfrågningar till de medlemmar som inte har e-postadress.

Från medlemsregistret görs ett registerutdrag med adresser för varje utskick av vår medlemstidning Probanden. Detta utdrag hanteras av redaktören och tryckeriet. Tryckeriet ansvarar för att radera adressfilen efter varje tryckning.

SSff levererar medlemstidningen Probanden via e-postadress till medlem som önskar det. SSff sänder även aktivitetspåminnelser till medlemmarna. För dessa ändamål behövs e-postadresser.

Varje medlem har rätt att begära registerutdrag för att kunna kontrollera vilken information föreningen har om medlemmen. SSff rättar uppgifter som blivit felaktiga, ofullständiga eller missvisande när de påtalas av medlemmen.

Södertälje den 24 maj 2018



STADGAR FÖR SÖDERTÄLJE SLÄKTFORSKARFÖRENING
Antagna vid föreningens årsmöte den 24 februari 2008

§ 1. Föreningens syfte
Föreningen, som är en ideell förening, har till mål att främja släktforskning och att vara medlemmar till stöd och hjälp i sin forskning.

§ 2. Föreningens organisation
Föreningens beslutande organ är
-    Årsmöte
-    Beslutande medlemsmöte
-    Styrelse

§ 3. Föreningens hemvist
Föreningen har sitt säte i Södertälje och omfattar Södertälje med omnejd.

§ 4. Medlemskap
Varje fysisk person med intresse av släkt- och hembygdsforskning äger rätt att inträda i föreningen.
Medlem som försummat att inom, av styrelsen angiven tid, förnya sitt medlemskap, anses ha utträtt ur föreningen.
Medlem kan av årsmötet uteslutas.

§ 5. Medlems förpliktelser
Det åligger varje medlem att verka för föreningens sammanhållning och utveckling att följa de föreskrifter som anges i dessa stadgar och med stöd av dem fattade beslut att iakttaga lojalitet mot styrelsen och andra som utsetts att företräda föreningen 

§ 6. Styrelsen
Föreningens styrelse skall bestå av ordföranden och minst fyra (4) ledamöter samt minst en (1) suppleanter. Ledamöterna skall vara jämnt antal, varav hälften skall väljas varje år.  Mandattid för ordförande och suppleanter ett (1) år och för ledamöter två (2) år

Val av styrelse och suppleanter skall ske på föreningens årsmöte och utses bland föreningens medlemmar.

Årsmötet väljer ordförande. Av årsmötet vald styrelse utser inom sig vice ordförande, sekreterare, kassör och övriga ledamöter.

Om ledamöter avgår före avsedd tidpunkt skall suppleanter ingå i styrelsen i den ordning de valts och täcka tiden fram till påföljande årsmöte.

Styrelsen får utse medlem till adjungerande ledamot. Sådan ledamot har inte rösträtt men kan efter beslut av styrelsen ges yttrande- och förslagsrätt, kan också utses att ha befattning inom styrelsen

Styrelsen skall, efter avslutat årsmöte snarast sammanträda för konstituering.

Arvoden till ledamöter i styrelsen skall inte utgå.

§ 7. Röstning
För att vara vald krävs att kandidat får mer än hälften av vid valet avgivna godkända röster. I de fall detta röstetal inte uppnås vid första omröstningen görs ny sådan mellan de två (2) som fått de högsta röstetalen.

Röstning skall ske öppet. Dock skall röstning ske med slutna sedlar om röstberättigad så begär. Vid lika röstetal avgör vid personval lotten. 

Årsmötet är inte bundet av de förslag som valberedningen framför.

Ledamöter och suppleanter, som avgår, kan återväljas.

§ 8. Rösträtt
Rösträtt vid föreningens möten har medlem som erlagt sin årsavgift. Medlem har endast en röst. Röstning via fullmakt godkännes inte.

Styrelseledamot har inte rösträtt vid val av revisorer och vid omröstning om ansvarsfrihet.

§ 9. Styrelsens sammanträden
Styrelsen (ordförande, ledamöter och suppleanter) skall på kallelse av ordföranden sammanträda minst fyra (4) gånger per år.

Om ett flertal av styrelsens ledamöter eller revisorerna så begär, skall ordföranden kalla till extra styrelsemöte.

§ 10. Styrelsens arbetsuppgifter
Styrelsen handlägger föreningens angelägenheter efter dessa stadgar och med stöd av dem fattade beslut.

För styrelsebesluts giltighet gäller att mer än hälften av ledamöterna är ense om beslutet. Vid lika röstetal gäller den mening som stöds av ordföranden. 

Styrelsen är beslutsmässig om ordföranden eller vice ordföranden och minst hälften av övriga ledamöter eller suppleant för ledamot, är närvarande.

Suppleant som inte ersätter ledamot, har yttrande- och förslagsrätt men inte rösträtt.

Styrelsen skall till årsmötet lämna en av samtliga ledamöter underskriven berättelse över föreningens verksamhet för föregående verksamhetsår. Denna berättelse skall uppta in- och utgående balansräkning.

Ordföranden leder förhandlingarna på föreningens och styrelsens sammanträden, utövar i samråd med övriga i styrelsen, ledningen av föreningens verksamhet samt ansvarar för verkställandet av fattade beslut. Föreningens ordförande är ansvarig utgivare av föreningens tidning.

Sekreteraren för protokoll vid styrelsens sammanträden och vid föreningens beslutande medlemsmöten samt svarar för distribution av dessa. Protokollet justeras av mötets ordförande.

Kassören förvaltar föreningens penningmedel, värdehandlingar och övriga tillgångar, övervakar medlemmarnas avgiftsinbetalningar samt svarar för och håller medlemsmatrikeln aktuell, verkställer alla utbetalningar mot vederbörliga verifikationer och ansvarar för varje utbetalnings behörighet samt för föreningens räkenskaper.
Kassören ansvarar för att budget upprättas och att avstämning mot den, redovisas för styrelsen minst fyra (4) gånger per år.
Föreningens redovisning skall ske i överensstämmelse med allmänna bokföringsgrunder och med iakttagande av god redovisningssed.

Föreningens styrelse utser de personer som har rätt att teckna föreningen.

Styrelsen ansvarar för att beslut om firmateckning snarast meddelas plusgiro och bank verifierade genom protokolls-utdrag. Denna avisering skall göras av annan person än kassören.

Föreningens verksamhetsår och räkenskapsår skall sammanfalla med kalenderåret.

Bokslutet skall vara revisorerna tillhanda senast tre (3) veckor efter verksamhetsårets utgång.

§ 11. Revisorer
För granskning av föreningens verksamhet och dess räkenskaper väljer årsmötet i samma ordning som är beslutat för val av styrelse, bland föreningens medlemmar, två (2) revisorer jämte en suppleant för dessa.

Revisorernas mandattid är två (2) år och suppleanternas mandattid är ett (1) år. Nyval av revisorer sker på samma sätt som nyval av ledamot i styrelsen.

Revisorer och suppleant, som avgår, kan återväljas.

§ 12. Revisorernas uppgift
Revisorerna verkställer årsrevision av styrelsens förvaltning och avlämnar till årsmötet berättelse med till- eller avstyrkande av ansvarsfrihet.

Vid revision skall tillses att fattade beslut ej strider mot dessa stadgar eller mot föreningens beslut, att räkenskaperna är väl förda och behörigen verifierade, att värde¬¬handlingar är i ordning, att bokförda banktillgodohavanden överensstämmer med motsvarande saldobesked, att föreningens tillgångar ej upptagits över sitt värde och skulder ej under sitt värde.

Årsrevision skall vara verkställd och berättelse däröver lämnad till årsmötet inom två (2) veckor efter det att bokslutet lämnats till revisorerna.

§ 13. Årsmöte och sammanträden
Kallelse till årsmöte skall nå medlemmarna senast två (2) veckor före mötet som skall hållas före februari månads utgång. Kallelsen skall uppta behandling av verksamhetsberättelse, fråga om ansvarsfrihet, samt val av styrelse och revisorer och övriga ärenden som skall behandlas på årsmötet.

Årsmötet skall följa nedanstående dagordning
1. Årsmötets öppnande
2. Val av ordförande att leda förhandlingarna
3. Val av sekreterare för mötets förhandlingar
4. Val av två (2) justerare som tillsammans med ordföranden justerar mötets protokoll
5. Val av två (2) rösträknare
6. Fråga om mötet blivit behörigen utlyst
7. Fastställande av dagordningen
8. Föredragande av styrelsens verksamhetsberättelse
9. Föredragande av ekonomisk årsredovisning
10. Föredragande av revisorernas berättelse
11. Fråga om beviljande av ansvarsfrihet för styrelsen
12. Fastställande av medlemsavgiften för nästkommande verksamhetsår 
13. Fastställande av verksamhetsplan och budget
14. Behandling av till årsmötet inkomna motioner och ärenden          
15. Val av ordförande för föreningen för ett år
16. Val av halva antalet styrelseledamöter på två (2) år
17. Val av suppleanter på ett (1) år
18. Val av halva antalet revisorer för två (2) år och en (1) revisorssuppleant på ett (1) år 
19. Val av valberedning för ett (1) år bestående av tre (3) ledamöter, varav en sammankallande
20. Årsmötet avslutas 

Extra årsmöte/beslutande medlemsmöte skall hållas om styrelsen eller revisorerna finner det nödvändigt, eller då det skriftligen påkallats av minst en femtedel (1/5) av föreningens medlemmar. Kallelse till extra årsmöte¬/beslutande medlemsmöte görs omgående av ordföranden eller revisorer vilket skall ske minst två (2) veckor före mötet. I kallelsen skall anges för vilket ändamål mötet hålls. Endast ärenden som föranleder mötet skall behandlas. Är det mindre än tio (10) veckor kvar till ordinarie möte när begäran poststämplas överlämnas frågan till ordinarie årsmöte.

Motioner till föreningens årsmöte skall vara styrelsen tillhanda före utgången av januari månad.

§ 14. Stadgetolkning m.m.
Uppstår tvekan om tolkning av dessa stadgar eller om fall förekommer som inte är förutsedda i stadgarna hänskjuts frågan till nästkommande årsmöte. I brådskande fall får ärendet avgöras av styrelsen fram till nästa årsmöte.

Tvist om tillämpning av stadgarna skall avgöras av föreningens årsmöte i samma ordning som gäller för stadgeändring.

§ 15. Stadgeändring
För ändring av dessa stadgar krävs beslut med två tredjedelars (2/3) majoritet av årsmötet.

Skriftligt förslag till ändring av stadgarna får lämnas av såväl medlemmar som styrelse.

§ 16. Föreningens upplösning
Beslut om föreningens upplösning skall fattas av föreningens årsmöte samt på ytterligare ett beslutande medlemsmöte som skall hållas tidigast en månad efter årsmötet. Ärendet skall omnämnas i kallelsen.

Beslut om upplösning av föreningen kan inte fattas om inte minst tre fjärdedels (3/4) majoritet finns bland de närvarande medlemmarna.

Vid upplösning av föreningen skall bibliotek och samlingar överlämnas till sammanslutningar med liknande intressen eller till bibliotek och arkiv. Föreningens övriga handlingar skall arkiveras på Södertälje kommuns föreningsarkiv.

Eventuella medel ges till bestämt befrämjande ändamål.

Södertälje 2008-02-24 

 

VERKSAMHETSPLAN FÖR SÖDERTÄLJE SLÄKTFORSKARFÖRENING ÅR 2024

Södertälje Släktforskarförening (SSff) främjar släktforskning och ska samla medlemmar med detta intresse. Föreningen bör införskaffa olika hjälpmedel som underlättar släktforskningen och bistår därigenom medlemmarna i deras forskning. SSff ska informera om föreningens verksamhet och genom detta också rekrytera fler medlemmar.

Styrelsens
avsikt är att

• verka för att föreningens namn ligger på mångas läppar, genom att föreningen anordnar evenemang som vänder sig till allmänheten
• vårda samarbetet med Folkuniversitetet och ha två inplanerade möten per år
• delta i av förbundet anordnat årsmöte och samrådskonferens
  
  

Programgruppens
avsikt är att

• arbeta för att hitta ämnen som kan göras till cirklar/kurser i föreningen
• arrangera föreläsningar med släktforskaranknytning
• planera och arrangera Släktforskningens dag
• delta vid Folkuniversitetets Prova På-dagar
• annonsera i LT och upprätta affischer för SSffs evenemang
  
  

Informationsgruppens
avsikt är att

• planera och genomföra Öppet hus i Södertälje, två gånger per vecka
• registrera föreningens evenemang på Rötter
• arbeta med hemsidan och fortsätta utvecklingsarbetet med denna
• verka för att rekrytera fler intresserade släktforskare till föreningen vid kurser, informationstillfällen o.d.
• hålla SSff uppdaterad på Facebook
  
  

Biblioteksgruppens
avsikt är att

• informera om bibliotekets referenslitteratur på olika sätt
• administrera ett 40-tal medlemstidningar från släktforskarföreningar
• hålla sig uppdaterad om nyutkomna USB-databaser
  
  

Redaktionsgruppens
avsikt är att

• planera, producera samt ge ut Probanden med 4 nr/år

 

Södertälje i januari 2024

Styrelsen